Los ladrones de tiempo son aquellos factores que consumen tiempo indiscriminadamente. Si los identificamos podremos preparar una estrategia para minimizarlos todo lo posible.
Las interrupciones son las peores enemigas de la organización y la gestión del tiempo. Cada vez que se produce una interrupción tardamos unos cuantos minutos en recuperar completamente la concentración. Concentración baja implica productividad baja y un aumento en la probabilidad de cometer un error (que posteriormente deberemos subsanar consumiendo tiempo).
El teléfono es uno de los mayores ladrones de tiempo. Interrumpir una tarea prioritaria por atender el teléfono nos hará perder nuestra concentración y nuestro tiempo. Todos tenemos la necesidad imperiosa de atender el teléfono tan pronto como lo oímos pero no nos engañemos, una llamada telefónica en sí no es prioritaria aunque puede que lo sea el mensaje. Si recibes una llamada y estás realizando una tarea prioritaria no te preocupes, el interlocutor te dejará un mensaje en el buzón de voz al que podrás acceder una vez finalizada la tarea. Si no tienes más remedio que coger la llamada se breve y directo. No des rodeos y ve directamente al grano para concluir la conversación en el menor tiempo posible.
Móvil: Bien alejado y de ser posible, desconectado. Las distracciones de este dispositivo son múltiples y muy dañinas para nuestra productividad: mensajería instantánea, redes sociales, Internet, etc. En tu momento de descanso podrás chequear los mensajes e incluso chatear. Lo ideal es usarlo con mesura ya que se vuelve demasiado adictivo y se pierde mucho tiempo por novedades que no son importantes.
Visitas imprevistas: Son totalmente inaceptables, salvo que el motivo sea urgente o el visitante sea alguien al que tengamos que dar prioridad (nuestro principal cliente por ejemplo) no deberemos aceptar visitas no planificadas.
Mails: Otro de los males de la era digital ¿Cuántas veces al día, a la hora, somos capaces de revisar el correo? Demasiadas y ya se ha convertido en un trabajo en sí mismo. Bien usado es una herramienta muy útil, pero por lo general está muy mal gestionado. Las cuentas de correo electrónico están invadidas de publicidad, cadenas de mails y tareas importantes sin catalogar. Gestionar el correo electrónico es una tarea que puede prolongarse mucho más de lo recomendable. Por ello, deberías concederte un determinado tiempo fijo, por ejemplo después de comer y en la tarde, antes de partir, para revisar correos y contestar los más urgentes.
Reuniones: Si queremos gestionar adecuadamente nuestro tiempo deberemos asistir sólo a aquellas que tengan un objetivo definido. Las reuniones no tienen por qué ser improductivas, es más, una reunión con los objetivos bien definidos ayudará a planificar las tareas ahorrándonos mucho tiempo.
Aplazar tareas desagradables o complejas: Es contraproducente a la hora de gestionar el tiempo: se pierde demasiado tiempo buscando excusas para aplazar la tarea. Afróntalas cuanto antes y en tus momentos más productivos para quitártelas de encima en el menor tiempo posible.
No comiences nunca las tareas sin haberlas planificado. La planificación tiene que preceder siempre a la acción o perderemos mucho tiempo bloqueados y sin saber qué dirección tomar.
Falta de comunicación: Es uno de los grandes problemas de la organización. Si la comunicación de los nuevos objetivos y tareas no se hace del modo adecuado, posiblemente se tendrá que repetir consumiendo tiempo innecesariamente.
Multitarea: Otro mal de nuestra época y uno de los grandes ladrones de tiempo. ¿Cuántas veces estamos terminando un informe pero antes de terminar recordamos que tenemos que contestar un correo? Si estás realizando una tarea lo mejor es que anotes la nueva tarea para realizarla posteriormente y prosigas hasta terminarla.